沉着的192小时
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  • 时间:2021-06-01
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工作中的大陈卓

工作组相互协作配合

指导学生志愿者投入工作

参会者即将到来,反复核对避免出错

大军未动,信息先行

为承办好2021年电子电路装调与应用国赛赛项,学校开启了总动员模式,将庞杂的工作细化分工,归属到6个不同的工作组。531日举行的赛项说明会是成功举办国赛的第一关,也是检验工作组工作效能的试金石。

任务开始最早、工作时段最长、参与人数最多的就是接待组。而接待组的五项工作中,最先按下启动键的则是“信息统计整理工作”。他们的时间表是这样的:

523日,信息统计整理工作小组开始制定说明会工作方案。

524日,学校到兄弟学校取经国赛承办经验。

525日上午,经小组成员讨论修改,工作方案和与之配套的礼貌用语沟通四个流程的模板正式敲定;下午,完成小组9位老师的工作优化分配;当晚,下载好所有参赛队人员信息并分配给对应老师。

526-30日,不断收集、整理参会人员的回执信息,上报给领导或分享给其他职能小组开展后续工作。

因此,将说明会举行前这8个日夜的工作顺序简化为“大军未动,信息先行”,实在是非常贴切。

1:8x4

信息统计整理工作小组的9位老师中,陈卓是小组长。黄硕、何泊、仝岩、虞悦、崔聪丽、徐永霞、马一鸣和贾志伟等8位老师每人负责4个参赛队,他们将跟踪采集的参赛人员信息转发给陈卓,再由做最终整理,上报给领导或分享给其他职能小组。

从信息交互数量来看,陈卓和其他8位老师的比例是“1:8”。从参赛队信息掌握数量来看,陈卓和每位对应老师的比例则是1:8x4”。

由于信息统计的准确性、及时性、详实性事关后面各项工作的开展,为避免疏漏,确保从他这里发出的参会人员信息准确无误,陈卓建立了多项表格,并全力做到反复检查、即时修订,每日早、中、晚三次上报最新信息。

蝴蝶的翅膀

为方便信息的及时有效沟通,信息统计整理工作小组与说明会参会人员建立了微信群。由于所有参赛队都还在辛勤的备赛准备中,所以,他们发送回执信息和咨询相关问题的时间是不确定的——有时在工作时间,更多则在训练之后的下班时间。

作为参赛队了解学校承办国赛情况的窗口工作组成员,陈卓承接了大多数来自参赛队的咨询,他的微信提示音也总是响个不停。他面对的情况是,同一类问题会被不同参赛队多次问及,不同参赛队的人员信息也在不是变化。

一边是32支参赛队,一边是8位对应老师和其他工作小组,处于信息交织的中心,他像一只需要挥动庞大翅膀的蝴蝶,用自己持续不断的努力促成说明会乃至国赛的接待工作顺利进行。但他从不曾流露出过倦怠,而总是在积极咨询过相关老师后,及时回复参赛队。这也让他赢得了同事们的称赞。

谁还没个崩溃的时候~

523日开始制定工作方案,到530日随员入住酒店、整理上报完参会人员信息,192个小时中,陈卓和接待组所有成员都感受到,工作量在不断变化,就像是个不断滚动的雪球,越来越大。雪球越大,风险也就越大——哪怕信息发生一点点偏差,都会给整个会务工作带来严重后果。

自知责任重大,所以自我督促更严。从早8点忙到晚9点成了家常便饭,一贯睡眠一般的陈卓也常累到“沾枕头就着”的境地。527日下午,完成阶段性工作、没有值班任务的他决定用购物转移下注意力,放松一下。刚步行20分钟来到超市,就因接到工作电话而打车返校。

刚上车时,他的内心是崩溃的。但车还没到学校,他就调整好了心态。

“常年在政教处工作,我们都习惯了。”他这样解释道,“新工作多、事情繁杂是政教工作的常态,所以我们的抗压能力和办事能力也增强了。凡事尽量做到沉着冷静、把握节点,就能化繁为简,心里不慌。”

所以,这个越滚越大的工作雪球,在他和同事们的齐心协力下,不仅始终没有偏离轨道,还在众人拾柴火焰高的氛围中蒸腾为大家的工作热情。

八天瘦两斤,忙还在后头

八天的高密度工作中,陈卓没有时间坚持体育锻炼,体重却轻了两斤。他谈起这一点,也谈起说明会后必将更为繁忙的工作:“说明会还只是检验,国赛才是大考,到时候来的人会更多,信息会更庞杂,大家要忙的还在后头——不知道到时候会瘦几斤,哈哈哈~

采访中,陈卓一直忙着手边的工作,就像他名字的谐音样,始终沉着。